1. Notre approche
Coline Pilotage est conçu selon des principes de protection des données et de sécurité dès la conception. Chaque fonctionnalité doit avoir une finalité explicite, limiter les données utilisées et appliquer les autorisations côté serveur avant de lire, modifier ou exporter une ressource.
Cette page décrit l’organisation de sécurité à un niveau utile aux Clients et prospects, sans exposer les secrets, configurations ou détails susceptibles d’affaiblir la protection du service.
2. Minimisation des données
Pilotage ne collecte que les informations utiles au suivi professionnel, à la compensation, au maintien dans l’emploi, au pilotage des actions et à la préparation des obligations. Les champs, exports et accès sont conçus pour limiter les informations aux finalités autorisées.
L’organisation cliente reste responsable de la pertinence de ses saisies, notamment dans les zones libres. Les durées métier sont configurables et définies selon le cadre contractuel et réglementaire applicable.
3. Données particulièrement sensibles
Ces réponses, comme une reconnaissance administrative ou un besoin de compensation, sont protégées par le besoin d’en connaître, des permissions explicites, des périmètres d’entités et une traçabilité adaptée. Elles sont absentes du cockpit général et réservées à la vue détaillée sensible.
4. Hébergement actif et certificat fournisseur
Depuis le 2 novembre 2026, l’application accessible sur https://manage.coline.care et sa base active sont hébergées par Scalingo SAS. Les fichiers privés existants restent dans le Blob propre à Manage chez Vercel, en lecture seule depuis l’application. Dépôts et suppressions sont bloqués jusqu’à la qualification du stockage cible et du scanner antimalware.
Scalingo SAS indique être titulaire du certificat HDS n° 38436, valable jusqu’au11 septembre 2028 et couvrant les six activités de la certification HDS 2.0. Le périmètre exact des services, régions et contrats utilisés doit encore être qualifié. Ce certificat appartient à l’hébergeur, pas à Coline, et ne couvre pas automatiquement le Blob temporaire.
Sources fournisseur : documentation HDS Scalingo et certificat n° 38436.
5. Localisation
L’application et la base actives sur Scalingo SAS sont en région française osc-fr1. La localisation des fichiers privés, des anciennes sources gelées, des sauvegardes et des services annexes doit être rapprochée des contrats et configurations propres à chacun.
6. Isolation des organisations
La plateforme est multi-tenant : toute donnée métier appartient directement ou indirectement à une organisation. Les requêtes applicatives vérifient l’organisation de la session et des politiques d’isolation en base complètent ces contrôles. Un identifiant deviné dans une URL ne doit pas permettre de traverser cette frontière.
L’espace client et le back-office interne disposent d’autorités séparées. Un compte interne n’obtient pas automatiquement accès aux fiches nominatives, et un compte client n’accède pas au back-office.
7. Gestion des accès
- rôles et permissions explicites ;
- périmètres limités à une ou plusieurs entités ;
- contrôles côté serveur pour les lectures, écritures et exports ;
- principe du moindre privilège et absence d’accès nominatif interne automatique ;
- désactivation d’un utilisateur et refus de ses accès ;
- mêmes règles pour les documents et pièces jointes que pour les écrans.
8. Authentification
Les Comptes sont nominatifs et les sessions sont gérées par une bibliothèque d’authentification maintenue. Les secrets ne sont pas exposés au navigateur. La politique prévoit des mots de passe robustes, la limitation des tentatives, l’expiration des invitations et la possibilité d’une authentification à deux facteurs.
Le recours à l’authentification multifacteur est défini selon le rôle, l’environnement et la politique de sécurité applicable.
9. Journalisation et audit
Les opérations métier sensibles sont associées à un acteur, une organisation, une ressource et une date afin d’en permettre la traçabilité. Les journaux techniques utilisent un contexte limité et autorisé : secrets et contenus sensibles ne doivent pas y figurer.
L’accès aux journaux est réservé aux besoins d’exploitation, de sécurité, de support ou de preuve définis. Les durées correspondantes restent limitées et proportionnées.
10. Chiffrement
Les échanges de production doivent utiliser HTTPS/TLS. Le chiffrement au repos et la gestion des clés reposent sur les mécanismes fournis par l’infrastructure et les services retenus ; Coline n’implémente pas de cryptographie artisanale.
Les algorithmes, niveaux de chiffrement et responsabilités sont définis dans le périmètre technique et contractuel applicable.
11. Sauvegardes et restauration
L’architecture prévoit des sauvegardes gérées par l’infrastructure, une rétention limitée, des contrôles d’accès et des procédures de restauration. Les copies doivent suivre les mêmes exigences de localisation, de confidentialité et de suppression que les données actives.
Les fréquences, durées, tests et responsabilités sont définis par le dispositif opérationnel et les engagements contractuels applicables.
12. Disponibilité et continuité
Les objectifs de reprise et les procédures de continuité couvrent l’application, la base, le stockage, les sauvegardes et les dépendances critiques. Ils sont définis dans les engagements opérationnels et contractuels applicables.
13. Sécurité applicative
- validation typée des entrées et limites de fichiers ;
- contrôles d’autorisation négatifs et tests cross-tenant ;
- en-têtes de sécurité, politique CSP et HTTPS en production ;
- secrets uniquement dans l’environnement serveur ;
- analyse des dépendances et recherche automatisée de secrets ;
- stockage documentaire privé et liens d’accès contrôlés ;
- scan antimalware obligatoire avant toute utilisation avec des données réelles.
14. Gestion des incidents
Le processus attendu couvre la détection, la qualification, le confinement, la remédiation, la conservation des éléments utiles et le retour d’expérience. Une violation de données est analysée avec le Client selon les rôles RGPD afin de respecter les obligations de notification aux autorités et personnes lorsqu’elles s’appliquent.
15. Prestataires et chaîne de confiance
Chaque prestataire doit être évalué selon les données concernées, ses accès, sa localisation, sa chaîne de sous-traitance et les engagements contractuels disponibles.
| Prestataire | Usage | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Scalingo SAS | Hébergement de l’application Manage, de la base PostgreSQL et des sauvegardes | En service ; périmètre contractuel à confirmer |
| Vercel Blob Manage | Stockage des fichiers privés existants, lus en mode temporaire sans dépôt ni suppression | En service pour les fichiers existants ; migration prévue |
| Vercel et Neon | Ancienne application et ancienne base conservées pour une reprise contrôlée | Sources gelées depuis le 2 novembre 2026 ; hors trafic du domaine Manage |
| Resend | Envoi d’emails transactionnels et événements de livraison | En service pour les communications transactionnelles |
| Calendly | Prise de rendez-vous initiée volontairement par l’utilisateur | Aucune donnée nominative Pilotage n’est préremplie automatiquement |
16. Cycle de vie des données
La protection couvre la création ou l’import, l’utilisation, la correction, l’archivage et la suppression. Une absence dans un import RH n’entraîne pas automatiquement la sortie d’un collaborateur. Les données enrichies dans Coline ne sont pas écrasées par une source RH.
Les règles de conservation sont configurables. L’effacement doit inclure les documents, métadonnées et copies résiduelles selon leur calendrier propre, sans supprimer les preuves légalement requises.
17. Réversibilité
Les modalités de restitution, formats d’export, délais, conservation résiduelle et suppression sont définies avec le Client. Les exports respectent les mêmes autorisations que l’interface. La fin de contrat ne transfère pas la propriété des Données Client.
18. Gouvernance et responsabilités
Les responsabilités sont documentées par rôle et attribuées selon l’organisation en vigueur. Le DPO accompagne la qualification des traitements, les droits, les analyses de risques, les sous-traitants et les durées.
Les changements significatifs sont soumis à revue. Les décisions réglementaires sont isolées dans des règles versionnées afin de pouvoir justifier la formule et l’exercice appliqués.
19. Démarche ISO 27001
Coline structure le projet selon les principes d’un système de management de la sécurité de l’information, pour soutenir un objectif de certification ISO/IEC 27001:2022. Coline ne revendique pas de certification ISO 27001 pour son organisation ou son produit. Son hébergeur actif Scalingo SAS publie sa propre certification ISO 27001:2022. Cette certification porte sur le périmètre indiqué par ce fournisseur.
20. IA et recommandations
Les recommandations actuellement proposées par Pilotage reposent sur une couche métier explicable et sur les droits de l’utilisateur. Une suggestion ne constitue pas une décision automatique et reste facultative. Aucune donnée sensible n’est partagée automatiquement avec un autre produit Coline.
Toute fonction future d’IA devra respecter l’isolation tenant, les permissions, la minimisation, l’audit et une couche métier sécurisée. Aucun modèle génératif ne doit obtenir un accès direct et incontrôlé à la base. Les conditions applicables encadrent la réutilisation éventuelle des données par chaque fournisseur.
21. Contact sécurité et DPO
Pour une question de protection des données : dpo@coline.care.
Pour signaler un incident, utilisez immédiatement le canal de support prévu par votre organisation, puis le contact général contact@coline.care si nécessaire.
Les catégories de données, finalités, bases et droits sont détaillés dans la Politique de confidentialité.