1. Objet et périmètre
La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du site public et de la plateforme professionnelle Coline Pilotage. Elle s’adresse aux visiteurs, aux utilisateurs habilités par une organisation cliente et aux personnes dont les informations sont suivies par leur employeur dans la plateforme.
Elle complète les informations et stipulations contractuelles fournies à l’organisation cliente. Elle ne remplace ni ses propres obligations d’information envers les salariés, ni l’accord de traitement de données conclu avec COLINE CARE lorsqu’il est applicable.
2. Définitions
- Donnée personnelle
- Toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable.
- Donnée particulière ou sensible
- Une donnée relevant notamment de l’article 9 du RGPD, dont certaines informations susceptibles de révéler un handicap ou une situation de santé.
- Organisation cliente ou Client
- L’employeur ou l’entité professionnelle ayant souscrit au service.
- Utilisateur
- Toute personne disposant d’un compte professionnel : administrateur, RH, référent handicap, contributeur, lecteur ou intervenant Coline expressément habilité.
- Plateforme
- Le service Coline Pilotage, incluant son espace client et ses fonctions de support.
- Responsable du traitement
- L’acteur qui détermine les finalités et les moyens essentiels d’un traitement.
- Sous-traitant
- L’acteur qui traite des données pour le compte et sur instruction du responsable.
3. Rôles RGPD selon le traitement
Les rôles ne sont pas déterminés par une étiquette générale, mais par les décisions effectivement prises pour chaque traitement. Pour les données métier que le Client saisit ou importe afin de gérer sa politique handicap, le Client est en principe responsable du traitement et COLINE CARE intervient en qualité de sous-traitant, selon ses instructions documentées et le contrat applicable.
La méthode de qualification est détaillée par la CNIL.
COLINE CARE peut agir comme responsable du traitement pour ses finalités propres : administration de ses comptes internes, relation contractuelle et commerciale, facturation, sécurité du service, défense de ses droits et organisation de son support.
La qualification des opérations de support, de statistiques de service et de sécurité est alignée avec les responsabilités effectivement exercées et le DPA applicable.
4. Personnes concernées
- visiteurs du site public ;
- administrateurs, RH, référents handicap et autres utilisateurs autorisés ;
- collaborateurs faisant l’objet d’un suivi professionnel dans Pilotage ;
- contacts de partenaires ou prestataires associés aux achats inclusifs ;
- experts et membres habilités des équipes Coline ;
- contacts contractuels, facturation et support des organisations clientes.
5. Catégories de données traitées
Comptes et habilitations
Nom, prénom, email professionnel, organisation, rôle, permissions, périmètre d’entités, statut du compte, date de dernière connexion et traces nécessaires à l’authentification.
Suivi professionnel des collaborateurs
Identité, matricule, coordonnées professionnelles, fonction, entité, dates d’emploi, quotité, reconnaissance administrative, dates de validité, besoins de compensation, solutions, risques professionnels, actions, historique, notes internes factuelles et documents strictement nécessaires.
Pilotage et obligations
Actions, échéances, achats, dépenses, financements, justificatifs, données utiles aux estimations BOETH et ECAP, imports RH et DSN, écarts documentés, indicateurs et exports. Pilotage aide à préparer la DOETH : il ne la télétransmet pas et ne se substitue pas aux organismes compétents.
Support et sécurité
Contenu des tickets, métadonnées techniques, événements d’audit, adresse IP et navigateur lorsqu’ils sont nécessaires à la sécurité, sans secret ni donnée métier sensible dans les journaux techniques.
Formations immersives
Prénom, nom, email professionnel, fonction et statut de participation. Les réponses pédagogiques, choix narratifs et bilan personnel sont stockés séparément et ne sont pas communiqués individuellement à l’employeur. Celui-ci accède aux seuls résultats collectifs lorsque le seuil de confidentialité est atteint.
6. Finalités des traitements
| Finalité | Données principales | Rôle / base juridique | Destinataires | Durée |
|---|---|---|---|---|
| Créer et administrer les comptes | Identité professionnelle, rôle, périmètre | Exécution du contrat ; Client responsable / Coline sous-traitant | Administrateurs habilités, support autorisé | Compte actif puis durée définie contractuellement |
| Authentifier et sécuriser le service | Session, événements de connexion, IP utile | Exécution contractuelle et intérêt légitime de sécurité | Équipes sécurité strictement habilitées | Durée technique limitée selon la politique de sécurité |
| Suivre les situations professionnelles | Emploi, reconnaissance, besoins, solutions, échéances | Client responsable ; base et exception art. 9 à documenter | Utilisateurs autorisés selon rôle et entité | Durée paramétrable sur instruction du Client |
| Piloter les actions et dépenses | Roadmap, responsables, budgets, justificatifs | Exécution contractuelle et obligations du Client | Utilisateurs métier autorisés | Par exercice et selon politique validée |
| Préparer les obligations | BOETH, ECAP, DSN, écarts, synthèses | Obligations légales applicables au Client | Utilisateurs habilités et organismes destinataires hors plateforme | Durée légale ou contractuelle applicable |
| Assurer support, audit et traçabilité | Tickets, événements, historique des actions sensibles | Contrat, intérêt légitime de sécurité, obligations légales | Support ou sécurité selon besoin d’en connaître | Durées distinctes selon la finalité |
| Gérer contrat et facturation | Contacts, contrat, factures | Coline responsable ; contrat et obligations légales | Équipes administratives et conseils habilités | Durées comptables et de preuve applicables |
7. Bases juridiques
Selon le traitement, les bases susceptibles d’être mobilisées sont l’exécution du contrat, le respect d’une obligation légale, l’intérêt légitime, ou le consentement lorsqu’il est effectivement requis et librement recueilli. Le consentement n’est pas présenté comme la base générale du suivi employeur.
Les données relevant de l’article 9 du RGPD exigent en plus une exception spécifique. Le Client documente l’exception applicable à son contexte, notamment en matière de droit du travail, protection sociale ou droits de la personne.
8. Données particulièrement sensibles
Certaines informations relatives à une reconnaissance administrative, un besoin ou un dispositif peuvent révéler indirectement une situation de handicap. Elles sont traitées selon un principe de stricte nécessité, avec accès par rôle, périmètre d’entité, besoin d’en connaître et traçabilité des opérations sensibles.
Elles ne peuvent être utilisées pour une finalité incompatible, une discrimination, une décision médicale ou un suivi de santé. Les zones de texte libre doivent rester factuelles, professionnelles et limitées à l’accompagnement dans l’emploi.
9. Origine des données
- saisie manuelle par un utilisateur habilité du Client ;
- import CSV ou XLSX préparé par le Client ;
- fichier DSN uniquement lorsque le cadre d’utilisation le permet ;
- dépôt sécurisé ou SFTP lorsqu’un tel canal est activé ;
- API, connecteur ou synchronisation avec le SI du Client lorsqu’ils sont disponibles ;
- actions effectuées directement dans Pilotage.
Les flux externes ne sont pas activés par défaut. Le Client reste responsable de la licéité de la source, de la qualité des données et de l’information des personnes.
10. Destinataires et habilitations
Les données sont accessibles aux seuls utilisateurs habilités du Client, dans la limite de leur rôle, de leurs permissions et de leur périmètre. Un lecteur n’accède pas par défaut aux fiches nominatives. Un expert Coline n’obtient pas automatiquement accès aux données nominatives, aux reconnaissances, aux besoins ou aux notes internes.
Les équipes Coline n’interviennent que selon une autorité séparée, un besoin documenté et les procédures applicables. Les prestataires techniques accèdent uniquement aux données nécessaires à leur mission et dans le cadre contractuel retenu.
11. Prestataires et sous-traitants ultérieurs
La liste contractuelle applicable doit être tenue à jour et communiquée au Client selon le DPA. La liste ci-dessous décrit les services actifs et les anciennes sources conservées pendant la transition. Leurs périmètres contractuels doivent être confirmés :
| Prestataire | Finalité | Localisation | Cadre d’utilisation |
|---|---|---|---|
| Scalingo SAS | Hébergement de l’application Manage, de la base PostgreSQL et des sauvegardes | France, région osc-fr1 pour l’application active | En service ; périmètre contractuel à confirmer |
| Vercel Blob Manage | Stockage des fichiers privés existants, lus en mode temporaire sans dépôt ni suppression | Localisation et chaîne de sous-traitance à confirmer contractuellement | En service pour les fichiers existants ; migration prévue |
| Vercel et Neon | Ancienne application et ancienne base conservées pour une reprise contrôlée | Localisations et durées de conservation à confirmer contractuellement | Sources gelées depuis le 2 novembre 2026 ; hors trafic du domaine Manage |
| Resend | Envoi d’emails transactionnels et événements de livraison | Selon les conditions contractuelles applicables | En service pour les communications transactionnelles |
| Calendly | Prise de rendez-vous initiée volontairement par l’utilisateur | Traitements propres au service tiers à vérifier dans sa documentation | Aucune donnée nominative Pilotage n’est préremplie automatiquement |
12. Hébergement et localisation
Depuis le 2 novembre 2026, l’application accessible sur https://manage.coline.care et sa base PostgreSQL active sont hébergées par Scalingo SAS (13 rue Jacques Peirotes, 67000 Strasbourg, France). Les fichiers privés existants restent temporairement dans le Blob propre à Manage, en lecture seule depuis l’application. L’ancienne application Vercel et sa base Neon sont gelées pour une reprise contrôlée. Scalingo SAS indique être titulaire du certificat HDS n° 38436, valable jusqu’au 11 septembre 2028 et couvrant les six activités de la certification HDS 2.0. Le périmètre exact des services, régions, sauvegardes et conditions contractuelles doit encore être vérifié. Le certificat de l’hébergeur ne certifie pas Coline.
Consulter la documentation HDS de Scalingo et le certificat publié.
13. Transferts hors de l’Espace économique européen
L’application et la base actives sur Scalingo SAS sont en région française osc-fr1. La localisation du Blob Manage, des anciennes sources gelées, des services d’email transactionnel, de rendez-vous, de support et de leurs chaînes de sous-traitance dépend des contrats et configurations applicables.
Pour chaque prestataire, Coline documente sa localisation, ses destinataires, les garanties appropriées utilisées et l’information fournie aux personnes concernées.
14. Durées de conservation
Les durées métier dépendent du traitement, du Client, du contrat, des obligations légales et des exigences de sécurité. Pour les formations immersives, la durée indiquée ci-dessous est appliquée automatiquement.
| Catégorie | Point de départ | Règle actuelle | Cadre applicable |
|---|---|---|---|
| Formation immersive : identité et réponses individuelles | Inscription au parcours | Suppression après douze mois ; agrégats sans identité conservés | Suivi de participation et mesure collective de l’impact |
| Compte utilisateur | Désactivation ou fin du contrat | Suppression ou archivage selon instruction | Contrat et obligations applicables |
| Dossier collaborateur | Sortie ou fin de finalité | Politique configurable par le Client | Base et durée par catégorie |
| Documents et imports | Dépôt, remplacement ou fin de finalité | Rétention configurable | Durée et purge des copies |
| Audit métier | Événement tracé | Durée limitée selon risque et preuve | Valeur contractuelle |
| Logs techniques | Création du journal | Durée opérationnelle minimale | Valeur et accès |
| Tickets support | Clôture du ticket | Durée utile au suivi et à la preuve | Valeur contractuelle |
| Contrats et factures | Fin de relation ou exercice | Durées légales applicables | Calendrier juridique |
| Sauvegardes | Création de la sauvegarde | Rotation et expiration infrastructure | Selon l’environnement et le contrat applicables |
15. Droits des personnes
Sous réserve des conditions propres à chaque base juridique, une personne peut demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation de ses données, s’opposer à un traitement, exercer la portabilité lorsque celle-ci s’applique, ou retirer son consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci. Elle peut également définir des directives relatives au sort de ses données après son décès dans les conditions du droit français.
Une demande peut être adressée à dpo@coline.care. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée. La personne dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL via cnil.fr.
16. Exercice des droits lorsque Coline est sous-traitant
Pour les données traitées sur instruction de l’employeur, l’organisation cliente demeure l’interlocuteur décisionnaire de la demande. Coline transmet la demande au Client ou l’assiste pour y répondre, selon le contrat, sans décider seule d’effacer, rectifier ou communiquer des données placées sous la responsabilité du Client.
17. Sécurité et confidentialité
Pilotage combine contrôles d’accès côté serveur, isolation des organisations, permissions par rôle et entité, validation des entrées, journalisation ciblée, gestion des secrets, stockage privé et mécanismes de chiffrement fournis par l’infrastructure. Les équipes internes n’obtiennent aucun accès nominatif automatique.
Pour une présentation plus complète des principes techniques et organisationnels, consultez la page Protection des données.
19. Modification de la politique
La politique peut évoluer en cas de changement du service, du cadre juridique ou des prestataires. La version et la date sont affichées en tête de page. Un changement substantiel applicable aux utilisateurs ou aux personnes concernées fera l’objet d’une information adaptée selon le rôle de Coline et les engagements contractuels.
20. Contact
Délégué à la protection des données : dpo@coline.care.
Contact général : contact@coline.care — COLINE CARE, 4 rue du Maréchal de Lattre de Tassigny, 78000 Versailles, France.